Assistenz der Fachbereichsleitung (m, w, d)
Sie sind operativ für zahlreiche administrative Prozesse im Fachbereich verantwortlich und unterstützen so maßgeblich die Digitalisierung unserer Stadt. Diese Prozesse gestalten Sie mit Ihren Ideen, Ihrer Erfahrung und Ihrem Organisationstalent ganzheitlich und kontinuierlich mit. Darüber hinaus unterstützen Sie unsere Projektverantwortlichen und Mitarbeitenden bei der Planung, Organisation und Durchführung unterschiedlichster Projekte als Projektassistenz.
Wir bieten Ihnen eine bis zum 31.12.2026 befristete Teilzeitstelle mit einem Beschäftigungsumfang von 50 %, die mit Entgeltgruppe 8 TVöD bewertet ist.
Ihre Aufgaben
- Erste Ansprechperson der Fachbereichsleitung sowie zentral für alle Mitarbeitenden und externe Kontakte
- Eigenständige Organisation von Sekretariatsabläufen, Terminen, Recherchen, Korrespondenz, Protokollen und Präsentationen
- Vorbereitung und Erstellung von Unterlagen für Termine und Sitzungen sowie von Vorlagen für die städtischen Gremien
- Organisation von Dienstreisen sowie Vorbereitung und Mitwirken bei Terminen und Events
- Mitwirkung bei der Haushaltsplanerstellung
- Operative Unterstützung bei den Prozessen der Beschaffung, Materialwirtschaft und Inventarisierung
- Planung, Organisation und Durchführung unterschiedlichster Projekte als Projektassistenz
Ihr Profil
- Eine abgeschlossene Ausbildung, die Sie für Assistenz- und Sekretariatsaufgaben qualifiziert (zum Beispiel als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)
- Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion für leitende Mitarbeitende
- Gute Kenntnisse in den MS-Office Produkten
- Hohes Interesse an der Neugestaltung und laufenden Optimierung interner Abläufe sowie Kommunikationsstärke
- Die Fähigkeit, komplexe Abläufe und Zusammenhänge schnell zu erfassen und einzuordnen
- Verantwortungsbewusste, strukturierte und konzentrierte Arbeitsweise
- Souveränes und freundliches Auftreten, Serviceorientierung, inhaltliche und bei Bedarf auch zeitliche Flexibilität sowie Kreativität
Wir bieten
- Familienfreundliche Gleitzeitregelung, mobile Arbeit
- Gute Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
- Vielfältige Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung durch interne und externe Fortbildung, Coaching, Mitarbeitergespräche sowie Firmenfitness
- Ferienbetreuung für Schulkinder berufstätiger Eltern
- Ein städtisches Betriebsrestaurant, in dem auch Kinder herzlich willkommen sind
- Fahrtkostenzuschüsse für den ÖPNV und für die Fahrt mit dem Fahrrad zur Arbeit
- Fahrradleasing
- Eine Vergütung nach Entgeltgruppe 8 TVöD
Telefonisch gibt Ihnen gern der Fachbereichsleiter Tobias Märtterer, E-Mail fb15@ludwigsburg.de, weitere Auskünfte oder Sie setzen sich mit Sabine Rossow-Braun von der Abteilung Personal- und Organisationsservice, Telefon 07141 910-4135, in Verbindung. Wir freuen uns über Ihre Online-Bewerbung (Kennziffer 110-25) bis spätestens 22.06.2025. Für Teilzeitmodelle sind wir offen. Bitte sprechen Sie uns an.
Bei uns sind alle Talente willkommen, die sich und uns voranbringen wollen. Benachteiligungen haben bei uns keine Chance. Unabhängig von Alter, Geschlecht, ethnischer und kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung erfährt jede Person bei uns Wertschätzung. Dafür stehen wir mit unserer Unterschrift unter der Charta der Vielfalt ein.
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