Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Immobilienverwaltung

Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) Immobilienverwaltung in Stuttgart

Sie sind ein Organisationstalent, behalten auch bei vielfältigen Aufgaben den Überblick und schätzen die enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung? Dann erwartet Sie hier eine abwechslungsreiche Position mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum.
Für unseren Kunden, eine Immobilienverwaltung suchen wir eine zuverlässige und kommunikationsstarke Persönlichkeit, die den Geschäftsführer und Prokuristen im Tagesgeschäft unterstützt und für reibungslose organisatorische und kaufmännische Abläufe sorgt.

Aufgaben

• Unterstützung des Geschäftsführers und Prokuristen bei administrativen, organisatorischen und kaufmännischen Aufgaben
• Koordination von Terminen, Besprechungen und Geschäftsreisen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Erstellung und Bearbeitung von Schriftverkehr, Präsentationen, Protokollen und internen Mitteilungen
• Aufbereitung von Unterlagen, Pflege von Daten und Sicherstellung einer strukturierten, vertraulichen Dokumentenablage
• Erstellung und Prüfung von Excel-Auswertungen, Übersichten und Berichten sowie Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen
• Abstimmung mit internen Fachbereichen, Nachverfolgung offener Aufgaben und Überwachung von Fristen
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Vorgängen rund um die Immobilienverwaltung sowie bei übergreifenden Projekten

DAS BRINGEN SIE MIT

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, beispielsweise im Büromanagement oder in der Immobilienwirtschaft, oder eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer Assistenzfunktion, im Office Management oder in einer vergleichbaren kaufmännischen Position
• Sehr gute Excel-Kenntnisse und sicherer Umgang mit Outlook sowie den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Ausgeprägtes Organisationstalent und eine strukturierte, selbstständige sowie vorausschauende Arbeitsweise
• Professionelles Auftreten, eine eloquente Ausdrucksweise und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten