Digitale Verwaltung & Buchhaltung (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Wir sind ein junger Handwerksbetrieb, der digital denkt: papierlos, cloudbasiert und KI-gestützt. Du bist die digitale Schaltzentrale, die Büro, Baustelle und Zahlen zusammenhält. Dein Werkzeugkasten: Google Workspace, HERO, Lexware Office, Claude (KI-Assistent), Messenger & Cloud-Telefonie.

Deine Aufgaben

• Digitale Poststelle: Briefpost scannen, in Google Drive ablegen und mit KI-Unterstützung beantworten
• Kundenkommunikation per Telefon, E-Mail und Messenger sowie Terminvergabe über den digitalen Kalender
• KI-gestützte Entwürfe für E-Mails und Anschreiben, die du prüfst und finalisierst
• Pflege von Kunden-, Projekt- und Auftragsdaten in HERO
• Vorbereitende Buchhaltung in Lexware Office: digitale Belege, Rechnungen, KI-gestützte Kontierung
• Rechnungsversand und -empfang als E-Rechnung, digitales Zahlungs- und Mahnwesen
• Lohn- und Stundenabrechnung auf Basis der digitalen Zeiterfassung vorbereiten, Urlaubsverwaltung
• Digitaler Datenaustausch mit dem Steuerberater
• Digitale Projekt- und Einsatzplanung der Mitarbeiter über Kalender und HERO
• Auswertungen und Dashboards in Google Sheets (offene Posten, Auslastung, Umsatz)
• Digitale Formulare, Vorlagen, Checklisten und Prompt-Vorlagen fürs Team erstellen und pflegen
• Online-Bestellwesen für Büro- und Verbrauchsmaterial
• Abläufe erkennen, die sich digitalisieren oder mit KI automatisieren lassen

Was du mitbringst

• Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung im Büro- und Rechnungswesen
• Hohe Digitalaffinität: Du arbeitest gern am Computer und liebst neue Tools
• Sicherer Umgang mit Google Workspace (Drive, Gmail, Kalender, Docs, Sheets)
• Sicherer Umgang mit KI-Tools wie Claude: gute Anweisungen, kritische Prüfung
• Erfahrung mit Lexware Office und HERO von Vorteil
• Interesse an Automatisierung, Prozessoptimierung und Datenauswertung
• Sorgfalt, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit Personen- und Finanzdaten
• Organisationstalent, strukturiertes Arbeiten und freundliches Auftreten

Was wir dir bieten

• Moderne Hardware und Software für effizientes, papierloses Arbeiten
• Einarbeitung und Schulungen zu neuen Tools und KI
• Freiraum, neue Tools zu testen und Abläufe zu automatisieren
• Junges Team, das KI als Werkzeug im Alltag nutzt
• Klare Zuständigkeiten und regelmäßiges Feedback

Arbeitsorte

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