Kaufmännische/r Mitarbeiter/in Büro und Verwaltung (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Die Marc-René Ruisinger Immobilien GmbH ist ein Familienunternehmen mit Sitz in Stuttgart. Als klassischer Bestandshalter verwalten wir Wohn- und Gewerbeimmobilien in unserem Eigenbesitz. Zur Verstärkung unseres kleinen Teams suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die unsere Verwaltung mit Sorgfalt und Organisationstalent unterstützt.

Ihre Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation: Sie sorgen für reibungslose Abläufe im Büro, bearbeiten die ein- und ausgehende Post und E-Mails und führen eine strukturierte digitale wie analoge Ablage.
• Korrespondenz und Kommunikation: Sie sind erste Ansprechperson am Telefon und per E-Mail für Mieter, Handwerker, Dienstleister und Behörden und erledigen den Schriftverkehr eigenständig.
• Mieterbetreuung: Sie bearbeiten Mieteranfragen und Schadensmeldungen, bereiten Mietverträge vor und begleiten Ein- und Auszüge administrativ.
• Rechnungswesen: Sie prüfen und bearbeiten Eingangsrechnungen, überwachen Mieteingänge und Zahlungsfristen und bereiten Unterlagen für die Buchhaltung und den Steuerberater vor.
• Nebenkostenabrechnungen: Sie unterstützen bei der Erstellung der Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen.
• Dienstleister- und Auftragsmanagement: Sie holen Angebote ein, beauftragen Handwerker und Dienstleister, koordinieren Termine und kontrollieren die Ausführung.
• Termin- und Fristenverwaltung: Sie behalten Termine, Wartungsintervalle und Vertragslaufzeiten im Blick.

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Immobilienkaufmann/-frau
• Berufserfahrung in der Verwaltung, idealerweise in der Immobilienbranche
• Zuverlässigkeit und eine sorgfältige, selbstständige Arbeitsweise
• Organisationstalent und ein gutes Zahlenverständnis
• Freundliches, sicheres Auftreten und Kommunikationsstärke
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Daten
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Führerschein der Klasse B

Was wir Ihnen bieten

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag in einem erfolgreichen, zukunftsorientierten Familienunternehmen
• Eine abwechslungsreiche und eigenverantwortliche Tätigkeit
• Ein kollegiales Team mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Eine sorgfältige Einarbeitung
• Eine faire, marktgerechte Vergütung
• Kostenlose Heiß- und Kaltgetränke