Kaufmännische:r Sachbearbeiter:in Administration & Organisation

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir dich als Zeitarbeitnehmer:in im Auftrag der DB Projekt Stuttgart-Ulm GmbH für einen Einsatz als Kaufmännische:r Sachbearbeiter:in Administration & Organisation (w/m/d) für den Standort Stuttgart. Als Zeitarbeitnehmer:in erbringst du deine Arbeitsleistung im genannten Geschäftsfeld, während du dein Arbeitsverhältnis mit uns, der DB Zeitarbeit GmbH, abschließt.

Deine Aufgaben

• Erstellung, strukturierte Pflege und Dokumentation von Vorgangsakten sowie Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Aktenführung
• Professionelle Korrespondenz und Kommunikation mit Notariaten, Behörden, internen Fachbereichen und weiteren Beteiligten
• Bearbeitung und Koordination der ein- und ausgehenden Post sowie zuverlässige Weiterleitung und Nachverfolgung relevanter Vorgänge
• Erstellung und Aufbereitung von Aktenvermerken, Entscheidungsvorlagen, Protokollen und Besprechungsniederschriften
• Eigenständige Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen einschließlich Koordination der erforderlichen Unterlagen
• Administrative und organisatorische Unterstützung der Führungskraft und der Organisationseinheit, einschließlich Bereitstellung von Arbeitsgrundlagen und Koordination der erforderlichen IT-Ausstattung für neue Mitarbeitende

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Berufsausbildung, beispielsweise als Kaufmann, -frau für Büromanagement, Industriekaufmann, -frau oder eine vergleichbare Qualifikation; alternativ langjährige einschlägige Berufserfahrung
• Fundierte Erfahrung und Sicherheit in der Bearbeitung organisatorischer, administrativer und kaufmännischer Aufgaben
• Sehr gute IT-Anwendungskenntnisse, insbesondere sicherer Umgang mit Microsoft Office bzw. Microsoft 365 mit Word, Excel und Outlook
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit sowie professionelles und verbindliches Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen
• Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Diskretion und Verantwortungsbewusstsein
• Ausgeprägte Teamfähigkeit, Belastbarkeit und Serviceorientierung sowie die Fähigkeit, auch bei parallelen Aufgaben und wechselnden Prioritäten den Überblick zu behalten

Das ist uns wichtig

Unser Anspruch ist es, allen Kandidat:innen bei gleicher Eignung die gleichen Chancen für den Einstieg bei uns zu bieten. Wir fördern aktiv die Vielfalt und das Miteinander in unseren Teams. Wir schätzen jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, Dauer der Arbeitslosigkeit sowie sexueller Orientierung und Identität.