Als Assistenz der Oberbürgermeisterin übernehmen Sie klassische Assistenzaufgaben, verantworten aber auch die organisatorischen Abläufe in der Geschäftsstelle des Gemeinderats. Sie sind kommunikationsstark, arbeiten strukturiert, sorgfältig und eigenständig und behalten auch bei einer Vielzahl an Themen und Kontakten immer den Überblick? Dann suchen wir Sie zum nächstmöglichen Termin als Assistenz (m/w/d) für das Büro der Oberbürgermeisterin und Geschäfts-stelle des Gemeinderats.
Ihre Aufgaben bei uns
Im Assistenzbereich der Oberbürgermeisterin:
- verantwortliche Terminorganisation und -koordination
- erste Anlaufstelle für Bürgerfragen; Weiterleitung und Klärung der Anfragen im Haus
- Führen eines Ablage- und Wiedervorlagesystems, Pflege der zentralen Adressdatenbank
- externe und interne Korrespondenz per Telefon, E-Mail und Brief
- Zusammenstellung von Dokumenten zur Vor- und Nachbereitung von Terminen
- Beantragung von Urkunden für Jubiläen
- Konzeption und Organisation von Veranstaltungen
- vertretungsweise Annahme von Presseanfragen und Gestaltung öffentlicher Bekanntmachungen
Als Geschäftsstelle des Gemeinderats:
- Verantwortung für Sitzungsunterlagen und -einladungen
- Ansprechperson rund um das digitale Ratsinformationssystem „Session“
- Abrechnung ehrenamtlicher Aufwandsentschädigungen für Ratsmitglieder*innen
- Pflege der zentralen Datenbank kommunalpolitischer Mandatsträger*innen
Wenn Veranstaltungen anstehen oder Gäste aus Partnerstädten zu Besuch kommen, erfordert die Tätigkeit Ihren gelegentlichen Einsatz am Abend oder Wochenende. Diese Anlässe sind in der Regel lange vorher bekannt und gut planbar.
Eine Anpassung der Aufgabengebiete bleibt vorbehalten.
Erforderlicher Schulabschluss
Eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung in der Verwaltung, insbesondere als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d), im kaufmännischen Bereich oder ein vergleichbarer Abschluss. Entsprechende Fort- und Weiterbildungen sind willkommen.
Ihr Profil
- idealerweise relevante Berufserfahrung
- sehr gute MS-Office-Kenntnisse, Aufgeschlossenheit für die Nutzung neuer Software
- sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
- verantwortungsvolle, strukturierte, lösungsorientierte und absolut zuverlässige Arbeitsweise
- angenehmes, sicheres Auftreten und eine positive Ausstrahlung
Wir bieten Ihnen
- eine unbefristete Stelle
- flexible Arbeitszeitgestaltung für Ausgleich von Job, Familie und Freizeit
- Betriebliche Altersversorgung
- Angebote zur Gesundheitsförderung und betriebliches Gesundheitsmanagement
- Zuschuss zur Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs / Deutschland-Jobticket
- Fahrradleasing
Gehalt
Eine Eingruppierung bis Entgeltgruppe 9a nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-VKA) ist bei Vorliegen der entsprechenden Qualifikationsvoraussetzung möglich.
Bewerbungsschluss
Bewerbungsschluss ist der 20.05.2026.
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