Sekretär/in

Aufgaben

• Terminmanagement, Kalendersteuerung und Agendaplanung für den Head of Programs
• E-Mail-Postfachmanagement, Priorisierung von Geschäftsvorfällen sowie Unterlagenmanagement
• Reiseorganisation inklusive Reisekostenabrechnung
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Protokollierung, Aufgabenverfolgung sowie Erstellung von Präsentationsunterlagen
• Gästeempfang sowie Koordination von Logistik, Verpflegung und technischer Ausstattung
• Beschaffungsmanagement, Unterstützung von Onboarding und administrativen Abläufen
• Büroorganisation, Sicherstellung der IT-Infrastruktur, Raumplanung sowie PMO-Unterstützung mit Zeit- und Kostenverfolgung

Profil

• Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Europa-Sekretär, Verwaltungsfachangestellter oder eine vergleichbare Qualifikation
• mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- und Sekretariatsbereich
• Kenntnisse im Umgang mit MS Office, Google Suite und SAP
• eigenständige und präzise Arbeitsweise, souveränes und freundliches Auftreten sowie Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Diskretion und geschulter Umgang mit vertraulichen Informationen sowie Belastbarkeit in Termindrucksituationen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse