Sekretariat / Assistenz im Programmbereich (m/w/d) - AIRBUS
Stellennummer:
19308
Datum:
29.07.2026
Anstellungsort:
Donauwörth
Seit über 25 Jahren bringt HESYS Engineering qualifizierte Spezialisten in anspruchsvolle Aufgaben bei Kunden aus Aerospace, Defence und High-Tech. Für unseren Kunden AIRBUS suchen wir Sie.
In dieser Position unterstützen Sie den Head of Programs im militärischen Programmbereich. Der Schwerpunkt liegt auf der Termin- und Reiseorganisation, der Vorbereitung von Besprechungen sowie vielfältigen administrativen und organisatorischen Aufgaben.
Ihre Aufgaben
- Effiziente Führung des Terminkalenders und Planung der Agenda für den Head of Programs
- Eigenverantwortliche Priorisierung und Bearbeitung des E-Mail-Postfachs sowie Unterlagenmanagement für Freigabeprozesse
- Organisation von Dienstreisen einschließlich der anschließenden Reisekostenabrechnung
- Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Besprechungen sowie Erstellung von Protokollen, Aufgabenlisten und Präsentationsunterlagen
- Empfang externer Gäste sowie Koordination von Logistik, Verpflegung und technischer Ausstattung vor Ort
- Abwicklung und Überwachung von Beschaffungsvorgängen über Click & Buy
- Unterstützung bei administrativen Aufgaben, Onboarding-Prozessen, Informationsfluss, Büroorganisation, IT-Infrastruktur und Raumplanung
- Übernahme einfacher PMO-Aufgaben einschließlich Zeit- und Kostenverfolgung
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung mit langjähriger Berufserfahrung
- Mehr als drei Jahre Berufserfahrung im Bereich Assistenz beziehungsweise Sekretariat/Assistenz
- Detaillierte Spezialkenntnisse in MS Office, erste Anwendungskenntnisse in SAP sowie Kenntnisse der Google Suite
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse und fortgeschrittene Englischkenntnisse
- Hohes Organisationsgeschick sowie eine eigenständige, präzise und diskrete Arbeitsweise
- Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen, starke Kommunikations- und Teamfähigkeit, souveränes Auftreten sowie Belastbarkeit bei Termindruck
- Freundliche und positive Ausstrahlung
Wir bieten
- Anspruchsvoller Einsatz direkt beim Kunden mit Anstellung bei HESYS Engineering
- Persönliche Begleitung vom ersten Gespräch bis in den Einsatz
- Klare Rückmeldungen, kurze Wege und feste Ansprechpartner
- Einblicke in spezialisierte Aufgaben bei namhaften Industriekunden
Warum HESYS
- Spezialisierung auf technische Rollen in Aerospace, Defence und High-Tech
- Langjährige Erfahrung in anspruchsvollen Engineering- und Industrieumfeldern
- Gute Kenntnis der Anforderungen unserer Kunden und ihrer Fachbereiche
- Türöffner zu anspruchsvollen Aufgaben bei führenden Industrieunternehmen
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English version
For more than 25 years, HESYS Engineering has connected technical specialists with demanding assignments for customers in aerospace, defence and high-tech. For our customer AIRBUS, we are looking for a suitable candidate.
In this position, you support the Head of Programs within the military programme area. The main focus is on calendar and travel management, meeting preparation and a wide range of administrative and organizational tasks.
Your tasks
- Efficiently manage the calendar and plan the agenda for the Head of Programs
- Independently prioritize and manage the email inbox and documents for approval processes
- Organize business trips, including the subsequent processing of travel expenses
- Prepare, conduct and follow up meetings and create minutes, task lists and presentation materials
- Welcome external guests and coordinate on-site logistics, catering and technical equipment
- Process and monitor procurement activities using Click & Buy
- Support administrative matters, onboarding processes, information flow, office organization, IT infrastructure and room planning
- Perform basic PMO tasks, including time and cost tracking
Your profile
- Completed commercial vocational training with many years of professional experience
- More than three years of professional experience in assistance or secretarial/assistant functions
- Detailed specialist knowledge of MS Office, initial application knowledge of SAP and knowledge of Google Suite
- Business-fluent German and advanced English skills
- Strong organizational skills and an independent, precise and discreet working style
- Confident handling of confidential information, strong communication and teamwork skills, a professional manner and resilience under deadline pressure
- Friendly and positive manner
We offer
- Challenging assignment directly at the customer with employment at HESYS Engineering
- Personal support from the first interview through to the assignment
- Clear feedback, short communication paths and fixed contacts
- Insight into specialized tasks with well-known industrial customers
Why HESYS
- Specialization in technical roles in aerospace, defence and high-tech
- Long-standing experience in demanding engineering and industrial environments
- Strong understanding of our customers’ requirements and specialist departments
- A door opener to demanding assignments with leading industrial companies
HESYS Technical Systems GmbH & Co. KG
E-Mail: careers (at) hesys-engineering.de
Internet: hesys-engineering.de
